세상이 스마트해지면서 기업의 업무 방식도 스마트해지고 있다. 우리는 이렇게 스마트한 업무 방식을 스마트워크라고 부른다. 요즘은 워낙 보편화되어서 새롭게 들리지도 않는다.
얼마전에 나온 [스마트 소셜 시대, 어떻게 창업할 것인가](윤상진 지음, 갈매나무 펴냄)에서도 스마트워크에 대해 간략하게 다루었다. 사실 1인기업이나 직원이 3~4명인 소규모 기업에서 스마트워크는 선택이 아닌 필수다. 왜냐하면 적인 인원으로 많은 일들을 처리해야 하기 때문에 시간 손실을 줄이고 업무의 효율을 높여야 하기 때문이다. 이럴때 스마트워크가 꼭 필요하다.
대기업의 경우에는 스마트워크를 위해 막대한 비용을 투자해서 업무환경을 구축하지만 소기업의 경우에는 이럴 형편이 못된다. 물론 그렇다고 해서 낙담할 필요는 없다. 세상이 좋아져서 무료로 쓸 수 있는 서비스들이 많아졌으니 말이다. 무료라고 해서 기능이 많이 떨어지지도 않는다. 이런 무료 서비스들만 잘 활용해도 스마트하게 업무를 볼 수 있다.
내가 주로 쓰는 스마트워크 앱으로는 에버노트와 드롭박스, 구글캘린더가 있다. 에버노트야 워낙 유명한 앱으로 업무계획 세우고 일정 관리하기에는 탁월한 서비스다. 드롭박스는 모든 문서작업과 파일 관리를 클라우드 환경에서 할 수 있도록 해준다. 요즘은 네이버 N드라이브도 많이 사용하고 있다. 구글캘린더는 일정 관리에 매우 좋다. 특히 다른 일정관리 앱들과 연동이 잘 되어서 아주 좋다.
종이 없는 회의, 즉 페이퍼리스 회의를 위해 탄생한 위노트(wenote)도 회의를 매우 스마트하게 할 수 있어서 매우 유용하다. 직원이 얼마 안되는 소기업의 경우 개개인이 워낙 바쁘다보니 회의를 위해 모든 직원이 한자리에 모이기도 힘들 때가 있다. 그렇다고 회의를 안하면 일이 잘 진행되지 않기 때문에 하기는 해야 한다.
이럴 때 위노트를 사용하면 꽤 좋은 효과를 볼 수 있다. 위노트(Wenote)는 ‘함께 쓰는 노트’를 의미하며 스마트 디바이스와 PC에서 문서, 사진을 출력하지 않고 회의, 강의를 진행할 수 있는 Cloud 기반의 실시간 협업 서비스이다.
안드로이드폰이나 아이폰은 앱스토어를 통해 설치할 수 있으며, PC에도 설치해서 사용할 수 있다. 특히 애플 맥북용 위노트도 출시되어 아주 간편하게 스마트 협업 환경을 구축할 수 있다. PC용 위노트는 위노트 홈페이지를 통해 설치할 수 있다.(PC용 설치하기: https://www.wenote.com)
나도 실제 회사 업무에 위노트를 잘 활용하고 있다. 외부에 있는 직원과 실시간으로 회의를 할 수 있기 때문이다. 와이드커뮤니케이션즈 4월 업무 계획을 세우기 위해 위노트를 이용해 봤다. 아주 효율적으로 업무 계획을 수립할 수 있었다.
(실제 위노트로 외부 직원과 회의를 하고 있는 모습)
특히 전자칠판 기능이 있고 형광팬 기능도 있어서 회의가 아주 효율적이었다. 전자칠판 기능이 있어서 컨퍼런스에서 강연할 때도 매우 유용할 듯 하다.
이렇게 위노트로 회의를 하면 회의 참석자를 초대할 수 있다. 위 화면은 맥북 에어에서 회의를 진행하고 있는 모습이며 스마트폰으로도 얼마든지 회의를 진행할 수도 있고 참석할 수도 있다.
한 공간에 없는 팀원들과의 회의에도 아주 유용하지만 한 공간에 함께 있는 팀원과의 회의에도 아주 좋다. 회의 자료를 프린트할 필요 없이 위노트로 회의자료를 공유하면서 회의를 할 수 있기 때문에 정말 종이가 없는 회의가 가능하다.
이처럼 위노트를 이용하면 간단하게 스마트오피스를 구현할 수 있다. 특히 위노트는 개인 사용자에 한해 무료로 사용할 수 있으니 소규모 회의나 협업에 유용할 것으로 보인다. 기업이 사용하려면 유료라고는 해도 소규모로 사용하는데 비용은 청구하지는 않을 듯 하다. ㅎㅎ 나또한 기업이기는 해도 아직까지는 개인 계정으로 사용하고 있는데 큰 무리는 없다.
요즘 스마트워크에 필요한 앱들이 많이 나오고 있다. 위노트도 잘 활용하면 스마트워크에 아주 많은 도움이 될 것으로 보인다.
덧1)
위노트를 사용함과 아울러 스마트 소셜 시대의 창업 필독서로 떠오르고 있는 [스마트 소셜 시대, 어떻게 창업할 것인가](윤상진 지음, 갈매나무 펴냄)도 함께 읽어 보기 바란다. 퍼스널 브랜드, 창업, 마케팅, 영업 등 비즈니스 전반에 걸친 인사이트를 얻을 수 있을 것이다.
